1) Video Conferenze: Concetti introduttivi

Cos’è la videoconferenza

Videoconferènza s. f. [comp. di video- e conferenza]. – Conferenza, dibattito o incontro i cui partecipanti sono in sedi diverse e lontane, realizzati per mezzo di un sistema di collegamenti videotelefonici. (Treccani)

A volte si usano i termini di Teleconferenza, WebConference,

Conference Call

Il termine sta a significare una riunione telefonica tra più persone contemporaneamente. Si usano a volte i seguenti termini: Audioconferenza (o conferenza audio) o Conferenza telefonica. Un sistema di videoconferenza nei fatti permette di effettuare anche le conference call (basta non usare le webcam). Pertanto, non tratteremo specificatamente i sistemi di conference call in quanto compresi all’interno di più moderni sistemi di videoconferenza.

Potremmo pensare di dare la seguente definizione:

 Videoconferenza

Riunione tra due o più persone dislocate in sedi diverse e che utilizzano un sistema in grado di incanalare, attraverso la rete, informazioni ai dispositivi dei partecipanti. Le informazioni possono comprendere più elementi quali: audio, video, immagini e documenti. (Ignazio Caloggero)

Ciò che in genere caratterizza una videoconferenza sono i seguenti elementi:

  • L’Organizzatore della riunione (chi attiverà la riunione ed ha il controllo in qualità di amministratore del sistema di videoconferenza)
  • I Partecipanti alla riunione (possono essere dislocati uno in ogni sede o più persone possono essere presenti in un’unica sede)
  • La Sessione di riunione
  • Il Sistema Audio utilizzato per la videoconferenza (Audio del PC o del dispositivo, VOIP, ecc)
  • Il Sistema Video utilizzato per la videoconferenza (video dei dispositivi, proiettori, televisori  esterni, ecc)
  • HW utilizzato (PC, Smartphone, Webcam, Microfoni, Sistemi HW specializzati per le videoconferenze)
  • SW utilizzato (GotoMeeting, Skype, Zoom, Adobe Connect, Microsoft teams, Facetime, WhatsApp, Duo, Facebook Messenger, software specifici per la videoconferenza)
  • Funzionalità di supporto aggiuntive (registrazione sessione, chat, condivisione schermi, ecc)
  • Tipo di connessione utilizzato per connettersi (ADSL, Fibra)

La comunicazione in videoconferenza può assumere tutte le combinazioni possibili in base a quante persone sono presenti nelle varie sedi:

  • Ogni sede ha una sola persona collegata
  • Una o più sedi possono avere più persone collegate

A Cosa Serve

  • Riunioni di lavoro
  • Incontri istituzionali
  • Conferenze pubbliche e private
  • Formazione
  • Semplici riunioni tra amici

L’utilizzo delle videoconferenze sta crescendo anche per tanti motivi:

  • Applicazione del concetto di sostenibilità (è consigliato ad esempio per chi adotta sistemi di gestione eventi sostenibili ai sensi della norma UNI ISO 20121
  • Riduzione dei rischi e dei costi per le riunioni aziendali
  • Affrontare situazioni di emergenza sanitaria (2020 – Nuovo Corona Virus)

I Presidenti delle Regioni in videoconferenza con il Presidente del Consiglio Conte -25 febbraio 2020 (Fonte: web)

Una sessione di esame di Laurea dell’Università di Camerino (Fonte: web)

Cosa Serve

  • Un dispositivo per la comunicazione (PC, portatile, Tablet, Smartphone, sistemi specifici per le videoconferenze)
  • Webcam (se non già integrato nel dispositivo)
  • Microfono (se non già integrato nel dispositivo)
  • Altoparlanti (se non già integrato nel dispositivo)
  • Una connessione a Internet
  • Un Software per la videoconferenza

A seconda del tipo di videoconferenza potranno essere utilizzati ulteriori SF e HW, se esempio se più persone sono presenti in un’unica sede potrebbero servire altoparlanti esterni, webcam panoramiche, maxischermi e microfoni adeguati al numero delle persone presenti nella sede e alle dimensioni della sede stessa.

 

Applicazioni orientate su Smartphone e Web (Desktop)

Elementi caratterizzanti le Applicazioni:

  • Dove: utilizzabile su dispositivo mobile (Smartphone) e o Web (Desktop). Il funzionamento su web implica il fatto che si possono utilizzare con i Personal Computer o comunque con tutti i dispositivi che possono ospitare un browser). Per quanto riguarda le App che possono essere installate sugli smartphone bisogna distinguere i sistemi operativi su cui girano, per tale aspetto ci limiteremo ai sistemi operativi più usati al mondo Android (montato sulla gran parte degli smartphone e iOS (montato su iPhone e dispositivi Apple)
  • Costi: Free e/o a Pagamento
  • Numero di utenti: Quanti sono gli utenti che sono collegabili in contemporanea. Alcune applicazioni pongono dei limiti agli utenti collegabili con la webcam, ad esempio Facebook Messenger permette videochiamate di gruppo fino a 6 utenti con webcam più altri 50 senza webcam
  • Durata teleconferenza (sessione): Alcune applicazioni pongono dei limiti della durata delle videoconferenze per le versioni gratuite
  • Funzionalità di supporto aggiuntive: Le funzionalità aggiuntive possono variare a seconda la versione per Smartphone o Web, la versione free o a pagamento o semplicemente variare nel tempo in funzioni di scelte strategiche dei produttori.

Ecco di seguito un elenco di possibili funzionalità aggiuntive

  • Registrazione sessione
  • Chat
  • Condivisione schermi
  • Condivisione di contenuti (content-sharing)
  • Trascrizione della sessione
  • Funzione videoproiettore
  • Integrazione con calendario o altre funzionalità di office 365
  • Rubrica

Articolo estratto dal corso : SMW2: Videoconferenze, Webinar e Dirette Streaming (20 ore)  (il corso è al momento, gratuito per tutti i clienti del Centro Studi Helios, i soci dell’Associazione Italiana Professionisti del Turismo e Operatori Culturali (AIPTOC), le persone, gli Enti, le Associazioni e le Aziende appositamente autorizzate dal Centro Studi Helios).

Torna a: Guida alle videoconferenze

Altro sulle nuove competenze : Innovazione e Nuove Competenze (Strumenti per la Ripresa tra Innovazione e  Nuove Competenze Digitali e Imprenditoriali)

 

 

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