3) Linee Guida: le regole per le videoconferenze

Regole fondamentali

1)      Controllare in anticipo webcam, microfono e altoparlanti.

Scoprire che la webcam, il microfono o gli altoparlanti non funzionano all’inizio della videoconferenza potrebbe essere frustrante. Quasi tutti gli applicativi usati permettono di testare i dispositivi per la comunicazione anche prima dell’inizio effettivo della videoconferenza. Di seguito un breve video che illustra come testare i propri dispositivi indipendentemente dall’applicativo utilizzato e senza necessariamente installare software.

2)      Controllate che la connessione sia veloce e adeguata

Una velocità di banda non adeguata comporta disturbi nell’audio e immagini spesso disturbate.

Bisognerebbe avere almeno 2 Mbps (2 Megabit per secondo) asincrona, cioè sia ricezione  (download) che in trasmissione (upload). Abbiamo già visto come sia possibile misurare la velocità ella propria connessione, attraverso dei siti web dedicati, ad esempio:

Ricordatevi che la connessione via cavo Ethernet è più sicura e stabile di una connessione Wi-Fi che potrebbe essere disturbata da molti fattori anche di tipo ambientali (pareti, altre reti attive nelle vicinanze, ecc). Inoltre, tenete presente che se ci sono altri dispositivi collegati la banda totale effettivamente a vostra disposizione potrebbe diminuire (Ad esempio se in contemporanea nella stessa rete qualcun altro sta scaricando un film la banda a vostra disposizione sarà minore). In sostanza durante la videoconferenza bisognerebbe limitare al massimo l’utilizzo di altri dispositivi che potrebbero “rubarvi” banda. Per un approfondimento dell’argomento si veda: Capire e misurare la banda di trasmissione della rete

3)      Attivare il microfono solo quando serve

Per evitare disturbi di sottofondo è opportuno che il microfono venga attivato solo nel momento in cui si inizia a parlare ed è buona educazione staccarlo subito dopo. Di norma alcuni applicativi permettono all’organizzatore o moderatore della videoconferenza di attivare/disattivare i microfoni dei partecipanti. Alcuni applicativi hanno la funzionalità che permette di far entrare tutti i partecipanti con il microfono disattivato.

4)      Evitare di parlare quando un altro partecipante sta parlando

A differenza delle riunioni in presenza nelle riunioni in videoconferenza, il parlare in contemporanea rischia di innescare una serie di disturbi che possono rendere difficile la comunicazione. In tal caso è opportuno stabilire delle regole che permettono di moderare gli interventi. Potrebbe essere quindi utile che un partecipante, in genere l’organizzatore, svolga la funzione di moderatore. Di norma gli applicativi hanno sistemi per chiedere la parola “funzione “alzare la mano” come a scuola, se take funzione esiste è utile utilizzarla, ma potrebbe essere utilizzata anche la chat che ormai quasi tutte le applicazioni hanno, o semplicemente alzare fisicamente la mano in modo che il moderatore si accorga di chi chiede la parola.

 

Regole utili

 5)      Preferire un PC o il portatile agli Smartphone

I motivi sono molteplici: una visione di insieme migliore, una maggiore stabilità del PC o portatile rispetto allo smartphone, in alcuni casi è richiesto di scaricare un app mentre dal pc basta un semplice browser, la app di alcuni applicativi ha a volte, minori funzionalità rispetto al browser usato nel pc, possibilità di condividere lo schermo con i partecipanti.

 

6)      Posizionamento della webcam

Può essere utile posizionare la webcam all’altezza degli occhi, evitando possibilmente inquadrature che vanno dal basso in alto. Per ottenere immagini nitide e stabili, suggeriamo di non muoversi troppo nella stanza rimanere il più possibile seduti nella posizione che ci permetta una buona inquadratura dei volti. Inoltre mentre parlate guardate la webcam in modo che chi vi guarda abbia l’impressione che lo stiate guardando negli occhi. Questo è importante soprattutto quando si utilizza una webcam esterna posizionata in posizione decentrata dal monitor

7)      Comportamento del partecipante

Soprattutto se state usando lo smartphone o la webcam del portatile potrebbe essere utile, soprattutto mentre parlate, evitare di muovervi o ondeggiare, oltre a risentirne la qualità di ripresa video e audio, potrebbe non essere del tutto gradito da parte degli altri partecipanti.

 8)      Sintesi estrema

La comunicazione in videoconferenza è comunque meno agevole rispetto a quella in presenza e, per certi aspetti, a volte più stancante e demotivante, essere sintetici diventa un pregio utilissimo nelle videoconferenze, insomma “se una parola è poca e due sono troppe”

9)      Illuminazione

L’illuminazione della stanza dovrebbe essere adeguata, evitare luci dirette (la cui fonte sia visibile direttamente dalla webcam), evitare anche che la luce si posta davanti a voi (a meno che non siate Barbara d’Urso), in sostanza bisogna evitare che creano ombre fastidiose ma che potrebbero influenzare la messa a fuoco automatica della webcam. Evitare sempre controluce o forti contrasti che potrebbero avvenire ad esempio in presenza di una luce proveniente da una finestra da cui entra un flusso luminoso intenso, in questo caso è utile usare delle tende coprenti.

10)      Audio

Evitare rumori di sottofondo, così come è opportuno non mettere il microfono vicino agli altoparlanti.  È anche utile parlare non troppo velocemente e con voce non troppo debole. Un altro aspetto da prendere in considerazione e quello di disabilitare le notifiche sonore provenienti dai vari dispositivi smartphone, Pc o altro

11)      Microfono

Se possibile preferire un microfono esterno a quello incorporato nel portatile (ad esempio) in modo da posizionarlo abbastanza vicino (ma non troppo) a se stessi. L’ideale sarebbe usare una cuffia con microfono

12)      Energia a sufficienza

Se usate lo smartphone o il portatile e pensate che la videoconferenza possa durare parecchio, assicuratevi di avere sufficiente carica o un collegamento alla rete elettrica.

In un altro articolo vedremo le linee guida adattate alle videoconferenze con sale riunioni dove sono contemporaneamente presenti più partecipanti

Articolo estratto dal corso : SMW2: Videoconferenze, Webinar e Dirette Streaming (20 ore)  (il corso è al momento, gratuito per tutti i clienti del Centro Studi Helios, i soci dell’Associazione Italiana Professionisti del Turismo e Operatori Culturali (AIPTOC), le persone, gli Enti, le Associazioni e le Aziende appositamente autorizzate dal Centro Studi Helios).

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